Warum gibt es die Pflicht - und warum gerade jetzt?

Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratischer Selbstzweck. Sie basiert auf einer EU-Richtlinie (2014/55/EU), die eine einheitliche elektronische Rechnungsstellung in Europa etablieren soll. Deutschland hat die Umsetzung für den B2B-Bereich mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 beschlossen und über Änderungen in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert.

Das langfristige Ziel ist ein digitales Meldesystem, über das Finanzbehörden Transaktionen in Echtzeit nachvollziehen können - ähnlich wie in Italien. Die E-Rechnungspflicht ist Schritt eins davon.

Das BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2025 hat die Übergangsregelungen final klargestellt. Es ist die aktuell verbindliche Grundlage.

Die Fristen im Detail

Die Einführung erfolgt in drei Stufen. Entscheidend ist der Vorjahresumsatz - nicht der aktuelle Jahresumsatz.

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E-Rechnungen empfangen können

Gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich ohne Ausnahme. Du brauchst eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD öffnen kann.

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Letzter Tag für Papier und PDF

Bis zu diesem Datum dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen - aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

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E-Rechnungen ausstellen: Umsatz über 800.000 €

Alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ausschließlich XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen.

28
E-Rechnungen ausstellen: alle Unternehmen

Keine Ausnahmen mehr nach Umsatzhöhe. Nur Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben dauerhaft ausgenommen.

Wer ist betroffen - und wer nicht?

Ab 01.01.2027
Jetzt handeln

Vorjahresumsatz über 800.000 €

Alle B2B-Rechnungen müssen als XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden. Papier und PDF sind nicht mehr erlaubt.

Ab 01.01.2028
Vorbereiten

Vorjahresumsatz unter 800.000 €

Ein Jahr mehr Zeit - aber nicht mehr. Ab 2028 gilt die Pflicht auch für dich.

Kleinunternehmer nach §19 UStG: Beim Ausstellen dauerhaft befreit. Beim Empfangen trotzdem seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet. Mehr dazu im Leitfaden für Kleinunternehmer.
B2C komplett ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen bleiben als Papier oder PDF weiterhin erlaubt.
Auslandsrechnungen ausgenommen: Die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen.

XRechnung oder ZUGFeRD - welches Format gilt?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Für die meisten B2B-Unternehmen die einfachere Umstellung.

XRechnung ist reines XML - kein PDF. Entwickelt von der KoSIT, vor allem für Behördenrechnungen nötig.

Den vollständigen Vergleich findest du in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt.

Was du jetzt konkret tun solltest

01
Vorjahresumsatz prüfen: Über oder unter 800.000 €? Das bestimmt ob du 2027 oder 2028 starten musst.
02
Software auswählen: Tool das XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, versenden und empfangen kann. Jahresabos sind sinnvoll - einmal eingerichtet, ein Jahr abgedeckt.
03
Kunden und Lieferanten informieren: Teile B2B-Kunden mit, dass du umstellst. Frage Lieferanten welches Format sie bevorzugen.
04
GoBD-konforme Archivierung: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden. Cloud-Software erledigt das automatisch.
05
Erste Rechnung testen und validieren: Kostenlose Online-Validatoren prüfen XRechnung und ZUGFeRD auf Fehler vor dem Versand.

Welche Software empfehle ich?

Du brauchst eine Lösung die alle drei Aufgaben abdeckt: erstellen, versenden, empfangen - und GoBD-konform archiviert.

Unabhängige Empfehlung · Affiliate-Links

Software für die E-Rechnungspflicht 2027

Alle drei Tools erstellen und empfangen XRechnung und ZUGFeRD. Stand Juni 2026, eigenes Testing.

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Häufige Fragen

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 alle deutschen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €. Ab dem 1. Januar 2028 alle - ohne Umsatzgrenze.

Ist Papier bis Ende 2026 noch erlaubt?

Ja, bis 31. Dezember 2026 noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr für Unternehmen über 800.000 €.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Beim Ausstellen dauerhaft befreit. Empfangen müssen sie trotzdem seit dem 1. Januar 2025 - eine E-Rechnung-fähige Software ist trotzdem nötig.

Gilt die Pflicht auch für B2C-Rechnungen?

Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B. Rechnungen an Privatpersonen bleiben als PDF oder Papier erlaubt.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen EN 16931. ZUGFeRD (PDF + XML) ist für B2B praktikabler. XRechnung (reines XML) ist Pflicht für Behördenrechnungen.

Was passiert wenn ich die Pflicht ignoriere?

Die Rechnung bleibt gültig, aber dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug. Das belastet die Geschäftsbeziehung und führt bei Betriebsprüfungen zu Problemen.

Keine Frist verpassen.

Einmal im Monat: Updates zu E-Rechnung-Fristen und Tool-Empfehlungen.

Edwin von Lemberg

Webentwickler und digitaler Marketing-Manager. Betreibt e-rechnungs-guide.de als unabhängige Informationsquelle. Affiliate-Links sind klar gekennzeichnet, keine redaktionellen Vorgaben durch Anbieter.