Bin ich als Freelancer überhaupt betroffen?

Ja - wenn du Rechnungen an andere Unternehmen stellst. Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz (März 2024) eingeführt und über § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) umgesetzt. Sie gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen.

Als IT-Freelancer, Webentwickler, Designer oder Berater rechnest du in der Regel an Unternehmen ab. Du bist betroffen.

Nicht betroffen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind weiterhin als PDF erlaubt.

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Ausstellen dauerhaft befreit. Beim Empfangen bist du trotzdem seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet. Mehr dazu im Leitfaden für Kleinunternehmer.

Welche Fristen gelten konkret?

Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Das BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2025 hat die Übergangsregelungen final klargestellt:

DatumPflichtBetrifft
E-Rechnungen empfangenAlle Unternehmen (B2B)
Bis 31.12.2026Papierrechnung noch erlaubtMit Zustimmung des Empfängers
E-Rechnungen ausstellenVorjahresumsatz über 800.000 €
E-Rechnungen ausstellenAlle - keine Ausnahmen mehr
Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung. Du brauchst XRechnung oder ZUGFeRD.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach der europäischen Norm EN 16931.

XRechnung ist reines XML. Kein PDF, keine visuelle Darstellung. Entwickelt von der KoSIT, ursprünglich für Behördenrechnungen (B2G).

ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Für B2B-Freelancer die praktischere Wahl.

Faustregel: Private Unternehmen als Kunden → ZUGFeRD reicht. Behörden → XRechnung nötig. Viele Tools können beides.

Vollständiger Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD - Der Unterschied einfach erklärt.

Welche Software empfehle ich?

Du brauchst eine Lösung die XRechnung und ZUGFeRD erstellen, versenden und empfangen kann - mit GoBD-konformer Archivierung (10 Jahre).

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Erste E-Rechnung in 5 Schritten

  1. Software wählen - Starte die kostenlose Testphase eines der empfohlenen Tools.
  2. Format festlegen - ZUGFeRD für private Unternehmenskunden. XRechnung für Behörden. Im Zweifel: Kunden fragen.
  3. Stammdaten einpflegen - Name, Adresse, Steuernummer, IBAN, ggf. USt-IdNr. Pflichtangaben nach §14 UStG.
  4. Rechnung validieren - Integrierte Validierung in den meisten Tools. Alternativ: kostenloser Online-Validator.
  5. GoBD-Archivierung prüfen - 10 Jahre Aufbewahrungspflicht im Originalformat. Cloud-Tools erledigen das automatisch.

Häufige Fragen

Muss ich als Freelancer E-Rechnungen ausstellen?

Ja, wenn du B2B-Rechnungen stellst. Empfangen ist seit 01.01.2025 Pflicht. Ausstellen wird ab 01.01.2027 (über 800.000 €) bzw. 01.01.2028 (alle) verpflichtend.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML - kein PDF. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Als Freelancer im B2B reicht ZUGFeRD. XRechnung brauchst du für Behörden.

Gilt die Pflicht für Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Beim Ausstellen dauerhaft befreit. Beim Empfangen seit 01.01.2025 trotzdem verpflichtet - du brauchst also eine E-Rechnung-fähige Software.

Gilt die Pflicht für Auslandsrechnungen?

Nein. Nur für inländische B2B-Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen. EU-Ausland und Drittländer sind ausgenommen.

Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?

Als einfache PDF nicht mehr seit 01.01.2025. Bis Ende 2026 noch mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 nicht mehr.

Was passiert ohne konforme E-Rechnung?

Die Rechnung bleibt gültig, aber dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug. Das belastet die Geschäftsbeziehung und führt bei Betriebsprüfungen zu Problemen.

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Edwin von Lemberg

Webentwickler und digitaler Marketing-Manager. Betreibt e-rechnungs-guide.de als unabhängige Informationsquelle. Affiliate-Links sind klar gekennzeichnet - keine redaktionellen Vorgaben durch Anbieter.